8(800)350-83-64

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: обязанности

Содержание

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: обязанности

Секретарь делопроизводитель выполняет важную функцию на любом предприятии: в школе, в детском саду, в коммерческой организации, в городской администрации, в суде и пр.

Поэтому к его выбору работодатели предъявляют особые требования.

Как регулирует работу такого сотрудника должностная инструкция? Какие обязанности должен он выполнять и какую ответственность несет? Далее рассмотрим эти вопросы.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Основная функция секретаря делопроизводителя – быть помощником руководителя. Именно от работы этого сотрудника зависит насколько грамотно будет составлен рабочий график руководителя, директора, зама и пр. Он четко фиксирует все встречи, готовит документацию для решения деловых вопросов, принимает почту, звонки и пр.

В большинстве компаний это подразумевает совмещение сразу двух должностей: непосредственно секретаря и офис менеджера. Нередко к этому сотруднику выдвигаются требования по знанию иностранных языков.

Для специалиста отдела кадров важно иметь образец типовой инструкции для таких работников, поэтому предлагаем рассмотреть содержание типового документа.

Общие положения

В типовом документе, который регламентирует порядок выполнения должностных обязанностей секретарь делопроизводитель относится к разряду «технических работников». Его непосредственный начальник – гендиректор. Основные требования:

  • наличие минимум среднего специального образования;
  • опыт от года;
  • работник должен знать основы компьютерных программ — word, exel и пр.;
  • должен владеть организацией делопроизводства.

В зависимости от своих потребностей организации могут расширить список требований в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя. Например, для такого работника в суде дополнительно выдвигаются требования в умении скоростной печати, в т.ч. машинописной, также необходимо умение обращаться с любым видом техники, которая может быть использована в зале суда и пр.

Должностные обязанности

Согласно типовой должностной инструкции секретарь делопроизводитель обязан:

  • принимать посетителей и вести учет времени приема;
  • принимать звонки и корреспонденцию;
  • принимать документацию и направлять ее на подпись своему руководителю;
  • составлять различные запросы, вести техническую работу по организации рабочего времени;
  • организовывать командировки своего начальника — покупать билеты, заказывать гостиницы и пр.;
  • выполнять личные распоряжения своего непосредственного руководителя и пр.

Основные положения могут корректироваться в зависимости от потребностей организации: для коммерческих организаций — это необходимость знания иностранных языков, а для секретаря делопроизводителя в сфере медицины — знание терминологии и пр.

Права

В должностной инструкции помимо обязанностей секретаря делопроизводителя имеется информация о том, на что секретарь-делопроизводитель имеет право.

Например, к его правам относится решение не приступать к выполнению своих непосредственных обязанностей, если существует малейшая угроза для его жизни либо здоровья.

Также он волен самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции, и вносить рацпредложения по улучшению условий своей работы — закупка нового офисного оборудованияи другое.

Ответственность

Инструкция по исполнению прямых должностных обязанностей секретаря делопроизводителя содержит предупреждения об ответственности.

К примеру, секретарь-делопроизводитель несет ответственность за: результаты принятых самостоятельно решений, за разглашение коммерческой тайны и пр.

Также предусмотрена ответственность за нарушения техники безопасности, за опоздания, прогулы, превышение полномочий и пр.

Условия работы

Условия работы в должностной инструкции для секретаря делопроизводителя прописываются индивидуально в каждой организации, однако они не должны противоречить основным положениям ТК РФ, и не нарушать прав и свобод работника.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
  • +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
  • +7 (800) 511-81-04 — все регионы РФ.

(10 3,60 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Обязанности секретаря делопроизводителя

Обязанности секретаря делопроизводителя

Как и каждая работа, профессия секретаря-делопроизводителя имеет свою должностную инструкцию. Документ может меняться в зависимости от компании (предприятия) и специфики деятельности.

Инструкция содержит такие основные положения, как необходимое образование, опыт работы, и специальные знания и умения, которыми должен обладать работник.

Инструкция также включает в себя перечень прав и обязанностей секретаря, описывает иерархию компании, указывая, кому непосредственно подчиняется секретарь, и кто находится в его подчинении.

Пункт об ответственности тоже прописан в инструкции.

Основные обязанности

  • Секретарь принимает посетителей, фиксирует их и организовывает встречу с руководителем.
  • Принимать и осуществлять телефонные звонки.
  • Отправлять и принимать документы в электронном виде.
  • Вести делопроизводство.
  • Совершать предварительное планирование рабочего дня руководителя.
  • Организовывать совещания.
  • Бронировать билеты и гостиницы для руководителя и гостей/партнеров.
  • Следить за наличием канцелярии в офисе.
  • Выполнять прочие поручения руководства, связанные с работой.
  • В некоторых случаях от секретаря требуют знания иностранных языков для ведения деловой переписки.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

Требования, представленные ниже, не всегда являются обязательными и могут обсуждаться:

  • Образование: высшее (экономика, документоведение).
  • Владение ПК на уровне продвинутого пользователя.
  • Владение офисной техникой.
  • Высокий уровень коммуникативных навыков.
  • Желательный опыт работы более 12 месяцев.
  • Внимательность и аккуратность в ведении дел.
  • Усидчивость и стрессоустойчивость.

должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Следует упомянуть, что должностная инструкция секретаря не регламентируется официальным законодательством. Ее скорее можно назвать сводом рекомендаций, которая составляется отделом кадров или ответственным за прием на работу сотрудником. Целью такого документа является определение служебных обязанностей сотрудника.

Стандартный перечень включает в себя пункты о требованиях к сотруднику, распределение субординации, описание работы, которые предстоит выполнять, перечень прав работника и указание ответственности.

Каковы права и обязанности работника?

Права секретаря-делопроизводителя:

  • Иметь доступ к открытой и конфиденциальной информации, которая необходима для осуществления деятельности секретаря.
  • Выдвигать предложения по совершенствованию и оптимизации трудового процесса компании/предприятия.
  • Получать информацию, необходимую для работы, из других отделов.
  • Иметь комфортные условия работы и отдыха.
  • Принимать участие в составлении, согласовании, и осуществлении решений, которые касаются компании.Обязанности:
  • Ведение деловой документации.
  • Организация встреч руководителя.
  • Прием телефонных звонков и посетителей.
  • Решение конфликтных ситуаций.
  • Прием и отправка почты.
  • Поддержание жизнеспособности офиса.

Необходимые пункты

Обязательным условием для приема на работу секретаря делопроизводителя является быстрая обучаемость специалиста и умение находить быстрые решения в нестандартных ситуациях.

Некоторые руководители предъявляют дополнительные требования, которые могут включать в себя знание профессиональных компьютерных программ.

работы

Секретарь-делопроизводитель – это работник, который отвечает за оборот документации в компании, их сохранность и правильность.

Эта должность включает в себя:

  • Контроль базы документации, архива.
  • Регистрацию контактов и посетителей.
  • Распределение дел на рабочий день.
  • Работа с оргтехникой.
  • Прием звонков.

Требования к знаниям и умениям

Обязанности секретаря-делопроизводителя отличаются от тех, которые возлагают на рядового работника офиса, просто принимающего звонки и варящего кофе. 

Такая должность требует внимательности, организованности, и ряда профессиональных и личных качеств.

Знания, необходимые секретарю:

  • Право: трудовое, административное.
  • Законодательство: акты, которые необходимы для работы с документацией.
  • Систему иерархии власти в своем регионе.
  • Принципы работы в заданной области.
  • Структуру работы, ее организацию.
  • Основы управления труда.
  • Азы менеджмента.
  • Нормы выполнения каждого из видов задач.
  • Правила пользования техникой.
  • Основы коммуникативной психологии.
  • Порядок архивации.

Навыки и умения:

  • Осуществление эффективной работы офиса, распределять обязанности.
  • Планирование дел в соответствии загруженностью.
  • Своевременное продление сроков документации.
  • Организация выездных встреч и командировок.
  • Ведение информационного обеспечения офиса.
  • Ориентировка в периодике.

Элементарные знания (грамотность устная и письменная)

Даже если секретарь большую часть времени уделяет работе с цифрами, ему не обойтись хотя бы без элементарных грамматических навыков.

Секретарь – это лицо фирмы. И от того, как он преподнесет себя может зависеть исход важной сделки. Письменная и устная грамотность создаст положительный имидж всей организации.

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

  1. Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
  2. Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
  3. Проверка и обработка корреспонденции.
  4. Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
  5. Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
  6. Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
  7. Разработка плана на следующий рабочий день.
  8. Доклад руководству о проделанной работе.
  9. В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
  10. Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.

Иерархия

  • Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
  • Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
  • Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Ответственность

Существуют обязательные и дополнительные пункты ответственности:

  • За полное или частичное невыполнение служебных обязанностей.
  • За игнорирование инструкций и приказов.
  • За нарушение внутренних правил компании, подрывание дисциплины.
  • За разглашение конфиденциальной информации.
  • За невыполнение правил пожарной и электрической безопасности.

Право подписи

Обычно право подписи принадлежит руководителю. Но некоторые акты местного значения могут быть утверждены секретарем. Такая возможность обязательно должна быть прописана в уставе организации.

Подписи секретаря достаточно для получения доставок, канцелярии, и продуктов, обеспечивающих жизнедеятельность офиса.

Необязательные пункты и права сотрудника

  1. Высокая скорость набора текста.
  2. Заданная продолжительность работы с одним клиентом.
  3. Прохождение тренингов и курсов по ораторскому мастерству.
  4. Подготовка шаблонов документов.
  5. Требования к росту и весу.

Требования к внешнему виду, вежливости

Секретарь – это первый человек, которого видит и слышит посетитель компании, поэтому ему нужно поддерживать себя в форме. Элементарные правила этикета помогут держать себя достойно даже с самыми сложными клиентами.

  • Хороший секретарь никогда не позволит себе беспричинно заставлять клиента ждать.
  • Не хамит и не раздражается.
  • Выглядит опрятно, имеет аккуратный маникюр и минимальное количество макияжа.
  • Не пользуется духами с резким ароматом.
  • Имеет чувство стиля, носит на работу классическую одежду.

О чем следует помнить

Секретарю следует помнить о его значении в компании. Все дела держатся на нем, поэтому необходимо приучить себя к ведению дневника.

Навыки тайм-менеджмента просто незаменимы, поэтому нелишним будет посетить соответствующие тренинги и семинары.

Лица, разрабатывающие и утверждающие документ

Большинство документации разрабатывается секретарем, а утверждается руководителем. Если речь идет о филиале, то всю документацию должен утверждать непосредственно начальник сети.

В компаниях, где секретарь считается личным помощником руководителя, документы проходят цикл от создания до вступления в силу через него. На рассмотрение шефу поступают только самые важные или спорные дела.

Источник: http://rushbiz.ru/upravlenie-biznesom/personal/obyazannosti-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — регламент, который должен быть составлен с учетом специфики условий труда на конкретном предприятии и тех требований, которые обусловлены управленческими потребностями руководства. При составлении этого документа необходимо будет объединить требования, описывающие обязанности секретаря и специалиста, занимающегося делопроизводством.

Из статьи вы узнаете:

  • какие требования предъявляются к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя;
  • каковы правила оформления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя;
  • какие должностные обязанности секретаря-делопроизводителя необходимо включить в инструкцию;
  • какие права секретаря-делопроизводителя должны быть прописаны в должностной инструкции.

Требования к должностной инструкции

В трудовом законодательстве не устанавливается обязательное использование на предприятии такого организационно-нормативного документа, как должностная инструкция.

 Но сомнений в ее необходимости уже не осталось даже у тех работодателей, которые стремятся свести к минимуму количество «бумажной работы».

Вопросы регулирования трудовой деятельности каждой единицы, указанной в штатном расписании компании, с учетом должностного статуса и конкретной специфики рабочего места, могут быть решены составлением должностной инструкции.

Любая должностная инструкция, в том числе, и должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, является регламентом. Этим документом не только конкретизируется трудовая функция и четко очерчивается круг обязанностей, но и устанавливается порядок взаимодействия с созависимыми штатными единицами, дается перечень правовых актов, которыми следует руководствоваться в работе.

К таким правовым актам относятся законы, отраслевые стандарты и регламенты, локальные нормативные акты конкретного предприятия. Наличие должностной инструкции позволяет требовать от работника выполнения указанных в ней конкретных обязанностей и расценивать их невыполнение как нарушение трудовой дисциплины.

Разработка и практическое применение должностных инструкций позволяет:

  • осуществить оптимальную расстановку штатных единиц:
  • рационально распределить между ними трудовые обязанности и установить четкий порядок взаимодействия;
  • повысить служебную дисциплину на предприятии;
  • установить конкретные критерии по которым каждый специалист может быть объективно оценен на соответствие той или иной должности;
  • использовать устанавливаемые инструкцией требования для разрешения трудовых споров.

Из сказанного выше понятно, что должностная инструкция секретаря-делопроизводителя является важным документом. Его юридическая значимость должна быть обеспечена за счет выполнения требований к его структуре, содержанию иоформлению. В соответствии с УСОРД, структура документа должна содержать следующие разделы:

  1. Общие положения;
  2. Описание трудовой функции;
  3. Должностные обязанности;
  4. Права;
  5. Ответственность;
  6. Связи по должности.

Поскольку утвержденной типовой структуры должностной инструкции нет, в документ могут быть дополнительно включены другие разделы.

Например, раздел «Подчиненность», в котором можно прописать чьи конкретно указания должен выполнять секретарь-делопроизводитель, какие из них являются приоритетными.

Кроме этого, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может содержать раздел «Ответственность», в котором конкретно будет оговорена дисциплинарная ответственность, предусматриваемая за ненадлежащее исполнение требований, оговариваемых документом.

Текстовое содержание должностной инструкции

Что касается текстового содержания документа, его наполнение значительно облегчается за счет использования квалификационных справочников и профессиональных стандартов. Пока что профстандарт секретаря-делопроизводителя не разработан, но описание функционала можно взять из квалификационных справочников.

Также при описании функциональных обязанностей секретаря, можно воспользоваться, например, профстандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (ссылки в конце статьи). Квалификационные требования и трудовые функции должны быть адаптированы к конкретным условиям производственной деятельности предприятия, специфике конкретного структурного подразделения.

Текст должностной инструкции секретаря-делопроизводителя должен быть написан ясным и понятным языком с использованием четких и конкретных формулировок.

Он должен быть убедительным и информационно емким, то есть, предложения должны содержать минимальное количество слов при максимальной смысловой наполненности.

Убедительность его достигается за счет логики и последовательности изложения смысловых блоков.

Правила оформления должностной инструкции

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210876-qqq-17-m4-doljnostnaya-instruktsiya-sekretarya-deloproizvoditelya

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: основные обязанности и требования

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: основные обязанности и требования

Суть профессии секретаря трактуется весьма свободно: у каждого шефа свои представления о том, какие обязанности должна выполнять «девушка из приемной». В одной фирме это человек, отвечающий на звонки и варящий директору кофе, в другой – «правая рука» руководителя.

В компаниях с большим документооборотом, разветвленным административным аппаратом, как правило, в штате состоит несколько секретарей, каждый из которых отвечает за свое направление: помощник руководителя, референт, делопроизводитель.

Маленькие фирмы не могут позволить себе такую роскошь, у них секретарь – универсальный сотрудник, занимающийся и звонками, и документами, и кадрами. Многое из того, что он делает, не входит в стандартные функции секретарского работника, и все обязанности, которые на него возложены, должны быть зафиксированы документально.

Требования, предъявляемые к работнику, необходимо подробно изложить в должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.

Требования к секретарю с функциями делопроизводителя

В самом наименовании должности секретаря-делопроизводителя содержится указание на главные направления его деятельности. Необходимость работать с документацией требует от сотрудника:

  • знаний основ делопроизводства, архивного дела;
  • уверенного владения компьютером, офисными и специальными программами (электронные системы документооборота);
  • умения пользоваться оргтехникой.

В идеале соискатель должен иметь среднее профессиональное образование по специальности «секретарь-делопроизводитель», «секретарь-машинистка» или закончить соответствующие курсы. На практике многие работодатели игнорируют эти требования, считая, что с их небольшим документооборотом справится любой организованный и ответственный человек.

Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т.д.

Также в должностной инструкции секретаря необходимо указать, с какой именно техникой и какими компьютерными программами ему придется иметь дело.

Помимо уже привычных всем офисных программ и интернет-почты это могут быть 1С, CRM-системы, электронные таблицы и прочие, в зависимости от специфики фирмы. Рабочее место секретаря стандартно оборудуется ПК, принтером и телефоном.

Но если в кабинете есть факс, селектор, мини-АТС, другие офисные приборы, ими нужно уметь пользоваться и обслуживать: устранять мелкие неисправности, заправлять, заказывать и менять расходники, обеспечивать ремонт.

Аккуратность и внимательность в работе с документацией очень важны, но не стоит забывать, что секретарь – это «лицо» фирмы. Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс-кода, если он предусмотрен в компании, или делового стиля в одежде, умение общаться «вживую» и по телефону, знание правил этикета – обычные для этой должности требования.

должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Определившись с тем, какого человека хочет видеть на месте секретаря, и какие вопросы готов передать в зону его ответственности, руководитель компании должен оформить все это в виде документа. За разработку должностных инструкций отвечает директор фирмы, но он может поручить эту задачу другому сотруднику, например, кадровику.

Типовой образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя содержит:

  1. Общие положения: требования к образованию, опыту работы; навыки и знания, которыми должен обладать секретарь; какими документами и нормативными актами должен руководствоваться в работе.
  2. Обязанности: прием и обработка корреспонденции, телефонные переговоры, делопроизводство, организация совещаний и т.д.
  3. Права секретаря: иметь доступ к необходимой информации, право подписи на определенных документах, право самостоятельно решать отдельные вопросы.
  4. Подчиненность: кому непосредственно подчиняется секретарь-делопроизводитель, какие работники имеют право давать ему поручения, чьи распоряжения являются приоритетными для выполнения.
  5. Ответственность: за ненадлежащее исполнение обязанностей, за нарушение конфиденциальной информации, коммерческой тайны, за материальный ущерб.

Все положения инструкции должны быть максимально подробно раскрыты, особенно в части обязанностей секретаря и внутрифирменной иерархии – отсутствие разночтений в этих пунктах позволяет избежать конфликтных ситуаций в плоскостях «работодатель- работник» и «секретарь – другие сотрудники». Четко зная свои обязанности, секретарь-производитель может построить максимально эффективную работу и защититься от попыток «навесить» на него чужие дела.

Готовый вариант документа утверждается директором и подписывается секретарем при приеме на работу вместе с трудовым договором. Должностная инструкция хранится на рабочем месте секретаря, второй экземпляр передается на хранение в личное кадровое дело сотрудника.

Источник: http://dezhur.com/db/buhgalteriya/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-osnovnye-obyazannosti-i-trebovaniya.html

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: обязанности

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – документ организационно-распорядительного характера. Он регулирует работу сотрудника и устанавливает его обязанности и права.

Законодательством предусмотрены нормативные акты, содержащие указания по составлению инструкций, часть из которых являются обязательными.

В Едином квалификационном справочнике не указан секретарь-делопроизводитель, поэтому при создании инструкции рекомендуется использовать описания схожих по профилю профессий (администратора, референта и машинистки). Общие требования к кандидату на указанную должность выглядят так:

  1. Умение работать с документацией. Сюда входит обработка корреспонденции (прием, отправление, оформление, регистрация и распределение) и ведение журналов учета.
  2. Грамотность.
  3. Знание делового языка и офисного этикета.
  4. Навыки обращения с оргтехникой и программным обеспечением.
  5. Способность к пониманию стандартов и ГОСТов.

Нередко к этому списку добавляют другие пункты, что допускается законами о трудовом праве.

Дополнительные требования зависят от специфики деятельности предприятия, объема работы и штатного расписания.

Например, для фирм, работающих с иностранными партнерами актуально свободное владение английским или другим языком.

Эта профессия относится к категории специалистов и работников секретариата, квалификация которых должна быть соответствующей.

Секретарю-делопроизводителю достаточно получить диплом о начальном профессиональном образовании или пройти подготовительные курсы после окончания 11-ти классов средней школы.

Если сотрудник выполняет часть обязанностей референта или помощника руководителя, тогда ему необходимо иметь высшее образование или начальное совместно с опытом работы.

Детально и доступно о должности секретаря-делопроизводителя и его основных обязанностях рассказано в следующем видео:

Составление инструкции

Регламентирующие документы для создания инструкции – действующие справочники, классификаторы и методички.

На официальных сайтах государственных органов, отвечающих за трудовое законодательство, можно найти их последние версии.

При составлении учитывают положение структурного подразделения, в которое входит работник по штатному расписанию.

Инструкция считается действительной с момента подписания и утверждения всеми заинтересованными сторонами после выхода письменного распоряжения.

Разработкой занимается руководитель секретаря или другое уполномоченное лицо, что письменно фиксируется в официальном приказе по предприятию. В больших компаниях, где есть отдел делопроизводства или канцелярия, это входит в круг обязанностей начальника подразделения. Подобное правило относится и к управляющим филиалов.

Утверждает документ глава организации, а на последнем листе инструкции должны стоять подписи инспектора по кадрам, юрисконсульта, руководителя отдела при необходимости и самого работника, подтверждающего согласие с содержимым.

При отказе подписывать должностную инструкцию работник может получить выговор в письменной форме или дисциплинарное взыскание.

Этот служебный документ делают в трех экземплярах:

  • один подшивается к личному делу,
  • второй передается начальнику отдела,
  • третий находится на руках у самого сотрудника.

Инспектор по кадрам создает журнал учета должностных инструкций, где работник ставит свою подпись, подтверждающую получение.

О ведении журнала учета трудовых книжек можно узнать здесь.
А непосредственно подробности, как правильно заполнить трудовую книжку приведены в этой статье.
Чтобы легко и правильно заполнить табель учета рабочего времени, рекомендуем ознакомиться со следующим материалом.

Хранение

Определенных требований к хранению нет, но практикуют сдачу в архив утративших актуальность инструкций. Спустя три года их можно уничтожить по всем правилам архивного делопроизводства.

Все процедуры по составлению, хранению и оформлению должностных инструкций можно утвердить единым положением. Формат такого руководства определяется каждой организацией отдельно из-за отсутствия разъяснений и предписаний со стороны государства.

Данные документы не входят в перечень обязательных для кадрового делопроизводства, но являются удобным инструментом для управления рабочим процессом.

Создавая инструкции, специалисты должны позаботиться о едином их оформлении и надлежащем хранении.

документа

Обязательные пункты, которые прописывают в должностной инструкции.

Общие положения включают:

  1. Описание должности в соответствии с законодательством и указание руководителей.
  2. Квалификационные требования.
  3. Условия назначения и освобождения с должности.
  4. Перечисление необходимых знаний и умений.
  5. Передача и прием прав и обязанностей на время вынужденного отсутствия (больничный, отпуск разного рода).

Должностные обязанности. Здесь размещают весь список работ, которые секретарь должен выполнять. Прописывают обязанности при взаимодействии с другими сотрудниками или отделами компании в целом и при работе с клиентами и внешними партнерами.


Права.
Этот раздел содержит такие сведения:

  1. Продолжительность рабочего дня.
  2. Список документов, которые секретарь может подписывать.
  3. Род информации и документов для обязательного ознакомления.
  4. Права на внесение предложений, замечаний и жалоб.

Ответственность. Делопроизводитель может понести определенное наказание за нарушение законодательства или неисполнение своих прямых обязанностей.

В больших корпорациях зачастую действуют внутренние правила и деловая этика. При условии, что все требования отвечают государственным нормам, инструкцию можно расширить. Дополнения оформляются в виде приложения или вписываются в типовой образец.

К необязательным пунктам относят правила поведения, рабочий дресс-код и сроки исполнения отдельных видов работ. Предприятия с внутренней системой качества формируют список обязанностей и прав сотрудника исходя из целей, политики компании и других предписывающих документов.

Делопроизводитель в школе

Специфика учебных заведений предполагает особый подход к составлению должностных инструкций секретаря. В школе такой специалист подчиняется директору. И его полномочия передаются работнику с минимальными умениями, которые позволяют полноценно замещать сотрудника.

Для осуществления деятельности школьный секретарь-делопроизводитель руководствуется правилами, указанными в законах об образовании, Уставом школы и общими регламентирующими документами.

В его обязанности входит ведение кадрового делопроизводства и учета учащихся. Он регистрирует новых школьников и ставит отметки о выбывших учениках, создавая необходимые приказы и ведя журналы. Делопроизводитель в учебном заведении может проводить собрания с целью информировать родителей и детей о приказах и распоряжениях внутри школы. В его ведомстве также находится архив.

Секретарь исполняет все требования директора школы, касающиеся рабочего и учебного процесса. Отвечает на звонки, обрабатывает документы и участвует в подготовке мероприятий. Рабочий день нормируется в зависимости от работы школы и внутреннего распорядка. Количество часов рассчитывается индивидуально бухгалтерией.

Сроки действия

Время, в течение которого данные документы являются действительными, ограничивается лишь несколькими факторами. Среди них:

  • Перевод сотрудника на другую должность.
  • Изменение трудового законодательства или выход новых нормативных актов в определенной сфере производства.
  • Реорганизация предприятия.
  • Возложение дополнительных обязанностей.
  • Внесение изменений в название юридического лица или его подразделения.
  • Содержимое стало неактуальным из-за смены оборудования или применения других технологий.

При возникновении этих факторов инструкция переписывается с учетом всех нововведений. Процедура утверждения, ознакомления, введения в действие и хранения остается прежней.

: Правила составления инструкций для персонала

О том, как правильно составить работающую должностную инструкцию, как инструмент управления можно в следующих видеоматериалах:

Часть 1

Часть 2

Часть 3

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/documenty/kadrovye/dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya.html

Как составить инструкцию должностного типа по профессии секретарь-делопроизводитель: Какие функции, обязанности и требования импонируют профессии

Как составить инструкцию должностного типа по профессии секретарь-делопроизводитель: Какие функции, обязанности и требования импонируют профессии

Профессия делопроизводителя-секретаря у каждого руководителя трактуется по-своему.

То есть, все должностные инструкции формируются в зависимости от направления деятельности предприятия, а также от индивидуальных потребностей руководства.

В некоторых компаниях такой секретарь выполняет минимальное количество функций, таких как ответы на звонки и приготовление кофе директору. На других предприятиях делопроизводитель для руководителя выступает «правой рукой».

Если в компании формируется значительный документооборот, то создается разветвленный административный аппарат.

В такой ситуации делопроизводитель-секретарь выступает в роли специалиста занимающегося документами, а функции приема звонков и пр., выполняют иные сотрудники.

В маленьких фирмах такое распределение кадров, является недопустимым. В такой ситуации секретарь является универсальным специалистом.

Соответственно становится понятно, что все требования к кадрам непременно должны отражаться в инструкциях должностного порядка. Таким образом, руководство предприятия грамотно описывает все обязанности, обязательства, функции, которые должен выполнять тот или иной специалист на предприятии.

В инструкции должностного порядка в первую очередь отражаются данные, которые касаются в первую очередь выбора специалиста на вакантную должность. То есть указывается возраст, стаж, образование, наличие опыта в той или иной сфере деятельности, наличие необходимых знаний, умений и навыков.

Четкое определение указанных параметров это возможность подобрать специалиста, который всецело будет импонировать должности. В документе также нужно будет указать на функции, обязанности и права специалиста которого вы примите на работу. Законодательство трудового плана не устанавливает жестких требований касательно составления инструкции должностного плана.

А все по той причине, что требования к квалификации и должностным обязанностям у разных компаний – разные.

Само наименование должности уже говорит о том, какие обязанности и обязательства могут быть возложены на работника. В инструкции должностного плана следует очень внимательно отнестись к описанию этого раздела. Чаще всего к основным требованиям относят:

  • Профессиональные умения, навыки и знания архивного дела и делопроизводства. По сути, практически любой руководитель желает специалиста, который уже имеет определенный багаж знаний. Поэтому определяется необходимость наличия образования, чаще всего высшего. В инструкции можно указать даже наименование специализации;
  • Наличие какого-либо опыта. В определенных ситуациях руководитель может потребовать наличие опыта в сфере делопроизводства. В иных случаях достаточно будет предоставить данные о наличии опыта в сфере деятельности секретаря;
  • Список навыков, умений, и качеств. Сегодня специалист данной сферы деятельности непременно должны иметь опыт работы с персональным компьютером, а также с определенным знанием ряда программ;
  • К обязательным требованиям руководитель может отнести определенные, дополнительные нюансы, знание английского языка, умение использовать оргтехнику, знание электронных систем документооборота и пр.

Многие руководители крайне внимательно подходят к вопросу составления основных требований должностной инструкции. Это позволяет исключить прием на работу сотрудников, не имеющих соответствующих знаний, качеств, навыков и умений.

Многие руководители игнорируют требования по поводу наличия специального образования, считая, что каждый ответственный и внимательный человек может справиться с поставленной задачей.

В тоже время, работа со значительным количеством документации, непременно потребует от секретаря знаний по срокам хранения документов, правилам и стандартам оформления, данные о разновидности, учете и регистрации. А также специальные познания в области организации архивов, ведения специализированных электронных баз, создание номенклатуры дел.

В определенных случаях в инструкции должностного порядка рекомендуется указывать данные о том, какой техникой, а также программами для компьютера специалисту придется пользоваться. Это поможет найти специалиста имеющего соответствующие навыки.

Руководитель по своему желанию может внести требования по умению будущего работника пользоваться, а также обслуживать (заправлять, менять расходники, заказывать, устранять незначительные поломки или же обеспечивать ремонт) определенную технику.

Внимательность в работе с документами – основное требование, которое ставится перед делопроизводителем-секретарем. Многие руководители считают, что секретарь выступает своеобразным «лицом» предприятия.

В данном случае могут формироваться дополнительные требования, например, четкое следование дресс-коду (если он существует на предприятии), или следование деловому стилю в одежде.

Нередко указывается требование по знанию правил этикета.

Обязанности и их определение в инструкции должностного порядка

В процессе разработки инструкции обязательно указываются данные касательно обязательств.

Естественно список таких данных определяется индивидуально в зависимости от того какие именно функции будут возложены на специалиста.

Руководителю в разработке данной инструкции лучше руководствоваться шаблонными текстами модернизируя их под индивидуальные потребности. Чаще всего при составлении инструкции используется описание следующих обязанностей:

  • К основным обязанностям специалиста относят выполнение действий по приему, а также обработке корреспонденции. Речь идет о том, что на любом предприятии формируется возможность получения корреспонденции. Ее нужно проверять, причем систематически, оценивать и распределять в зависимости от назначения. Данные функции возлагаются на делопроизводителя;
  • Специалист обязан осуществлять различные переговоры телефонного характера. В определенных ситуациях на специалиста возлагается обязанность осуществлять прием звонков направленных руководству, производить записи на встрече и пр.;
  • Делопроизводитель выполняет все необходимые функции, которые касаются составления документации. Причем в данной ситуации определяется необходимость производить процесс составления документов в четко установленные сроки;
  • На определенных предприятиях и в компаниях специалист данного формата принимает документы от секретарей иных подразделений. Осуществляет процесс анализа данных документов, а также составляет отдельную отчетность, на основании которой руководитель получает точные данные, которые касаются работы предприятия в целом;
  • К основным обязанностям специалиста относят наличие профессиональных знаний в сфере сбора, анализа, оценки информации а также составление определенной отчетной документации. При этом если речь идет о маленьком предприятии, то также можно указать в основных обязанностях специалиста необходимость проведения контроля по вопросу своевременной сдачи документации в государственные инстанции надзорного порядка;
  • Также существует необходимость указать в инструкции должностного формата данные о том, каким программным обеспечением должен пользоваться специалист, какие программы должны использоваться для составления отчетности и иной подобной документации;
  • Очень важно в инструкции указать все данные, которые касаются документов необходимых в работе компании, и которые в обязательном порядке должен составлять делопроизводитель.

Соответственно можно сделать логический вывод, что в процессе составления должностных инструкций важно руководствоваться исключительно теми требованиями, которые формируются на вашем производстве или в вашей компании.

По сути, должность является весьма многогранной, что и провоцирует необходимость достаточно четкого описания обязательств, чтобы в дальнейшем полностью исключить, какие бы то ни было сложные и спорные ситуации с сотрудником.

Фактически функции определяют основное направление деятельности специалиста.

Нередко функции сочетаются с обязательствами, в тоже время более рациональным считается указание функции как основного направления деятельности, а описание обязательств как формирование дополнительных данных четко структурирующих все нюансы профессии. Рекомендуется в инструкции должностного типа, по данной профессии, указать следующие данные:

  • Специалист должен исполнять функции делопроизводителя. То есть на него возлагаются все обязательства, которые касаются сбора, составления, анализа документов. При этом на каждом предприятии четко формируется описание тех документов, с которыми должен работать специалист;
  • Выполнение функций, которые касаются, осуществления взаимодействия руководства и иных подчиненных. Речь идет о том, что делопроизводитель–секретарь несет на себе обязательства по приему различных звонков руководству, записи работников, партнеров, контрагентов, инвесторов и пр. на прием, передача различных документов и корреспонденции директору;
  • Специалист должен знать, какие существуют программы для ведения той или иной документации, должен уметь их использовать в своей профессиональной деятельности. Сегодня ведение документооборота осуществляется на основании применения специальных программ, что обеспечивает скорость и качество выполняемых работ. Наличие знаний и опыта в сфере программного обеспечения и применение программ в процессе выполнения профессиональной деятельности – одна из основных функций делопроизводителя;
  • В процессе ведения профессиональной деятельности специалист должен опираться на глубокие знания нормативных документов, внутренних правовых актов, знание регламента и пр.

Функциональный потенциал специалиста нормируется исключительно требованиями, которые формирует руководитель предприятия. Соответственно список функций, которые должен будет исполнять специалист, формируется в индивидуальном порядке.

Как правильно составить инструкцию должностного типа для делопроизводителя-секретаря?

Трудовое законодательство не содержит указаний на то, что инструкция является обязательным элементом трудоустройства. Это значит, что в процессе составления документа нужно будет руководствоваться письмами Роструда, в которых дается детальное описание важных нюансов и деталей составления данного документа.

Существует масса шаблонных образцов, которые вы можете использовать в процессе составления столь важного документа. По сути, такой документ можно модернизировать и видоизменять с учетом индивидуальных особенностей должности на вашем предприятии. Заметим также то, что нередко возникает вопрос о необходимости составления инструкции.

Тут сразу же можно сказать о том, что наличие инструкции позволяет предотвратить многие негативные аспекты.

Например, трудовое законодательство гласит о том, что работодатель при приеме на работу не имеет права необоснованно отказать в предоставлении вакантной должности соискателю. Если у вас есть инструкция, в которой указаны все требования к кандидату, то формируется отказ с учетом отсутствия определенных качеств или данных, которые являются необходимыми для этой профессии.

Как вы понимаете, наличие инструкции в данной ситуации предотвращает массу неприятностей. К тому же, в инструкции вы четко указываете на все обязательства профессионального характера, и в случае если работник не исполняет возложенные на него обязательства, у руководства возникает законное основание для проведения увольнения.

Запомните, что составлением документа в виде инструкции, занимается либо сам руководитель, либо ответственное лицо, чаще всего сотрудник отдела кадров. В качестве основы создания документа используется шаблон.

Он дополняется нужными данными по вопросу квалификации, отбору кандидатов, требованиям к кандидатам, прав, полномочий, обязанностей.

Процесс составления инструкции является достаточно сложным, но есть прекрасная возможность воспользоваться готовыми образцами. Мы предлагаем вам ознакомиться с образцом, который можно дополнить под ваши индивидуальные требования:

В этом разделе следует указать основные данные, которые касаются вопроса выбора кандидатов:

  1. Указываются данные по образованию;
  2. В случае необходимости указываются данные по стажу, наличию профессионального опыта, дополнительных навыков, умений и пр.;
  3. В обязательном порядке формируется описание нормативной базы, которую должен знать специалист, определяются все нюансы подчинения.

Выше мы описали стандартный список обязательств, который предъявляется специалисту-делопроизводителю. Фактически есть основные нюансы, на которые непременно нужно сделать акцент:

  1. Специалист обязан осуществлять все действия по делопроизводству;
  2. Специалист оказывает различную помощь руководству (формирование записи на прием, принятие телефонных звонков и пр.);
  3. Обеспечение взаимодействия с остальными специалистами и сотрудниками.

В процессе создания инструкции следует помнить о необходимости указания прав, а также полномочий специалистов. Формируя описание прав секретаря-делопроизводителя следует учитывать компетенцию специалиста.

В основном к полномочиям относят возможность делопроизводителя осуществлять систематический запрос тех или иных документов, которые необходимы для создания отчетности, анализа и других действий входящих в компетенцию специалиста.

Специалист имеет право запрашивать информацию, которая необходима для осуществления выполнения поставленных задач и целей. Определенные документы, сотрудники имеют право подписывать самостоятельно без предварительного согласования с руководством.

Данные полномочия обеспечивают перспективу сокращения расхода времени на выполнение тех или иных операций и мероприятий. В тоже время руководитель имеет полное право ограничить такие полномочия. Соответственно работник должен будет предварительно согласовывать свои действия с руководством.

В обязательном порядке пропишите все данные, которые касаются вопросов ответственности. Данный пункт можно расписать весьма детально, но на самом деле нет такой необходимости.

Укажите на то, что специалист несет ответственность прямых обязанностей сформированных инструкцией, а также укажите на необходимость исполнения всех норм законодательства, которые касаются профессионального направления деятельности.

Как вы видите, структура документа достаточно проста. Если на вашем предприятии секретарь-делопроизводитель будет выполнять какие-то особые поручения, то все данные по ним в обязательном порядке должны быть внесены в инструкцию должностного формата. По сути, используя стандартный вариант шаблона документа, вы можете быстро составить свой, немного изменяя толкование и понятия.

Источник: http://www.finanbi.ru/doljnostnaya-instrukciya-sekretarya-deloproizvoditelya-obyazannosti-funkcii-i-trebovaniya-253

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть