8(800)350-83-64

Журнал по регистрации приказов по основной деятельности: образец заполнения скачать форму

Содержание

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

  • оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;
  • осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
  • зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. п. «а» ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 558).

По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации. В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей.

Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде.

В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации. Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

  • количество прошитых листов;
  • должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.

Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.

2015 № 526).

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания распорядительного документа;
  • наименование приказа;
  • краткое содержание распорядительного документа;
  • ответственный за выполнение распоряжения сотрудник (указывается его должность и Ф.И.О.);
  • комментарии и примечания.

Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.

Титульный лист журнала регистрации должен предусматривать следующие атрибуты:

  • организационно-правовая форма и название компании;
  • наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
  • дата начала и окончания ведения журнала;
  • должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
  • продолжительность периода хранения.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности можно найти ниже по ссылке:

Журнал регистрации приказов — шаблон.

Итак, журнал регистрации приказов по основной деятельности должен вестись в любой организации. При этом законом не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. Такой журнал подлежит постоянному хранению в организации.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/pravila_zapolneniya_zhurnala_registracii_prikazov_po_osnovnoj_deyatelnosti/

Журнал приказов по основной деятельности кто ведет

Управление предприятием или организацией требует особого подхода со стороны руководства. Сотрудники должны получать чёткие и понятные распоряжения, касающиеся текущих задач, структуры управления и организации основной деятельности.

Для этого выпускаются специальные нормативно-правовые акты, которые также называют просто «приказами». Все они обязательно фиксируются, а для этих целей ведётся полный журнал по регистрации приказов по основной деятельности, образец заполнения формы необходимо сразу принять на вооружение.

Важно помнить о том, что подобные книги предназначены не только для внутреннего пользования организации. Различные контролирующие органы периодически проверяют документацию, включая нормативные акты по основной деятельности компании.

В связи с этим следует не только своевременно фиксировать их, но и оформлять в соответствии со всеми правилами.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

ВажноК ним также обращаются в случае проведения аудита, проверки или предоставления определенной справки работнику.

Для систематизации и оптимизации работы с документами, их быстрого поиска и подтверждения их наличия в организации создают журналы учета документов, в том числе и по личному составу.

Регистрация производится путем присвоения документу уникального номера.

Журнал регистрации приказов по личному составу позволяет упорядочить данный вид документации в организации, защитить деятельность компании от подделок приказов или утверждения несвоевременных распоряжений, издания приказов задним числом.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Структура журнала регистрации приказов Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности (скачать)

В нем закреплено, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, в то время как приказы по личному составу — 75 лет (за исключением отдельных случаев, когда их нельзя уничтожать всего 5 лет), а приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Соединение в дела приказов с различными сроками хранения будет вызывать определенные трудности.

Для регистрации приказов используется журнал или книга. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу, поэтому даже единого названия его нет.

Форма журнала регистрации приказов по личному составу

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение.
Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт. граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами: Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу Почти все приказы по личному составу персонифицированы.

Виды приказов по личному составу:

  1. О приеме сотрудника в компанию.
  2. О расторжении соглашения с сотрудником.
  3. О переводе человека на иную работу.
  4. О совмещении должностей.
  5. О предоставлении отпусков.
  6. О направлении сотрудника в командировки.
  7. О поощрениях и т.
    д.

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

ВниманиеОтдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.Они перечислены в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1.

Назначение документа Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам: Если срок хранения документа длительный Его нужно регистрировать Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала Он также подлежит регистрации В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится.

А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации.

https://www.youtube.com/watch?v=kmRVEMcjLDQ

Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

Для чего нужны регистрационные книги Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Источник: http://jurzpp.ru/zhurnal-prikazov-po-osnovnoj-deyatelnosti-kto-vedet-2/

Как правильно заполнить журнал регистрации приказов по личному составу

Порядок учёта приказов в организации регулируется отдельным постановлением и приказом государственной архивной службы. Согласно правилам этих документов, приказы, связанные с кадрами, учитываются и регистрируются отдельно от всей прочей документации. Для решения таких вопросов на каждом предприятии ведётся специальный журнал, где проводится регистрация.

Потому и регистрация приказов данной группы проводится отдельно от других видов бумаг. Порядок для ведения кадрового производства так же должен регулироваться внутренними нормативными актами.

Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу

Регистрация любого документа на предприятии позволяет полностью признать его законную силу. И действительность для любых производственных процессов. Регистрация предполагает, что документу присваивают уникальный номер.

Соответствующий вид документации в организациях легче упорядочивать, если ведётся журнал, где регистрируются любые приказы, связанные с личным составом. Он защищает рабочие процессы от появления подделок. И от ситуаций, когда приказы утверждаются с неправильными сроками, задним числом.

Журнал шнуруется и нумеруется, иначе он не будет выполнять свою непосредственную функцию. Утверждённые документы фиксируются в строгом порядке, том, в каком они сами появились в организации.

Запрещается менять страницы, уничтожать их каким-либо образом, изымать из оборота. Именно для этого уникальный номер ставится на каждой из страниц.

Из набора с архивными документами одним из важных становится именно журнал, где регистрируются приказы. Потому необходимо назначить отдельного сотрудника, ответственного за заполнение данной формы.

Что такое журнал регистрации и как его сделать, узнайте из этого видео:

Ответственность перекладывается на конкретное лицо изданием соответствующего приказа. Но чаще всего эту обязанность включают в список того, что должен делать специалист по кадровому делопроизводству.

Если ответственный за это сотрудник уходит в длительный отпуск, то следует назначить другого человека, который вёл бы журнал. Это может быть любой, у кого хватает знаний и квалификации.

Основные приказы обычно касаются таких действий, как принятие на работу, увольнение, сохранение должности. Но на каждом предприятии могут расширить список с обязательными документами. Образец журнала, можно скачать ниже.

Надо обязательно пользоваться журналом для регистрации, если выпускаются приказы по:

  1. Работе в праздничные дни.
  2. Утверждению либо изменению в штатном расписании.
  3. Изменениям, вступлению в брак после предыдущего развода.
  4. Направлениям на курсы, во время которых повышается квалификация. Особенно, если придётся оторваться от производственного процесса.
  5. Объявлению взысканий.
  6. Предоставлению отпусков. Не важно, сохраняется заработная плата или нет.
  7. Премированию.

Журналы директора и главного бухгалтера

Внутри учреждений приказы часто делятся на те, что поступают от директора и те, которые составляются главным бухгалтером. Каждая группа документов требует отдельной регистрации. Например, в бухгалтерскую документацию включают бумаги, посвящённые «материальной ответственности», «проведению инвентаризации».

Журнал приказов.

У крупных предприятий действуют свои отделы бухгалтерии. Одна и та же подобная инстанция может обслуживать сразу несколько учреждений со схожим профилем деятельности. В таких ситуациях будет целесообразнее вести отдельный учёт каждого из журналов, со своей нумерацией. Не важно, работают организации в одном здании, или в разных.

Деление журналов на несколько видов по срокам хранения

Документация в зависимости от данной характеристики бывает:

  • Краткосрочной.
  • Долгосрочной.

Любой приказ, связанный с личным составом, хранится на протяжении 75 лет. Некоторые предпочитают разделять такие документы, вносить определённые разновидности в отдельный регистр. Например, это касается приказов менее важных. К ним относятся сообщения об отпусках. Или о том, что объявляется взыскание.

Замечания и выговоры сохраняют своё действие на протяжении всего лишь полугода. После этого времени взыскания просто снимаются. Значит, и приказ по данному предмету утрачивает юридическую силу.

Он перестаёт иметь значение и для сотрудника, и для директора. Потому эти распоряжения и не хранятся все 75 лет. Их называют краткосрочными.

Какой должна быть структура документа

Чёткая форма для этого документа не утверждена на законодательном уровне. В каждой компании разрабатывают тот вариант, который будет наиболее удобным для практического применения. Из основных элементов чаще выделяют следующие:

  • Титульный лист.
  • Раздел с перечислением сотрудников, которые несут ответственность по оформлению.
  • Основной раздел, где и проходит регистрация приказов.

О чём пишут на титульном листе:

  1. О дате окончания заполнения.
  2. Дате, когда документ начали вести.
  3. Наименовании документа.
  4. Наименовании самой фирмы.

Далее идёт второй раздел, где рекомендуется указать:

  1. ФИО с должностями сотрудников, которые ответственны за журнал.
  2. Сведения о документах, на основании которых возложена соответствующая ответственность.
  3. Подписи ответственных лиц, которые удостоверяют ведение журнала в конкретные периоды.
  4. Информацию о временных рамках ведения.

Как в 1С создать журнал приказов, расскажет это видео:

Наконец, имеется и основной раздел, где прописывают:

  • Документы, на основании которых издаются приказы.
  • ФИО и табельные номера, группы сотрудников как таковых, на которых распространено действие приказа.
  • Конкретные разновидности приказа.
  • Дату и номера утверждённых бумаг.
  • Перечень порядковых номеров записей по регистрации приказов.

Защита от внесения неправомерных изменений

Иногда возникает необходимость в том, чтобы внести в документ пропущенные, недостоверные сведения. Но такие действия строго запрещены, если верить законодательству. Чтобы защитить документ от порчи, используются следующие инструменты:

  1. Подпись руководителя, ответственного лица.
  2. Скрепление печатью организации.
  3. Фиксация количества страниц на специальном бланке, так же подтверждающем конфиденциальность информации.
  4. Шнуровка всего документа насквозь.
  5. Нумерация.

Контрольная пломба на журнале: для чего нужна

Пломбы иногда продаются в комплектах с журналами. Либо приобретаются руководителями отдельно. Они сами имеют вид листа бумаги прямоугольной формы, с размером примерно 3 на 6 сантиметров. Обязательно указывается общее количество страниц, которое было закреплено с помощью тех или иных приспособлений.

Если они как-то меняют свой внешний вид – значит, кто-то пытался изменить порядок страниц, внести другие записи, совершить другие противозаконные действия. Пломбы сами по себе используются только один раз. Приказы могут автоматически регистрироваться в программе 1С, если именно она используется для учёта.

Можно создать электронную версию с помощью Excel, чтобы было легче организовать внутреннее использование. Иногда в организациях первоначально ведут электронную версию журнала, а потом его распечатывают. В этом случае именно распечатанные листы должны нумероваться и прошиваться, опечатываться для сдачи в архив.

Виды приказов по личному составу.

Собирать информацию становится проще, если используется электронная форма для учёта. Ведь тратится очень много времени на то, чтобы проверить и просмотреть бумажные варианты. Этот процесс особенно длительный, если просматривается информация по сотруднику за продолжительный период.

Дополнительные правила ведения

Желательно для данного документа использовать тетради, где очень много листов. Не предусмотрены варианты, когда записи заканчиваются досрочно.

Когда книга закрывается, её сдают в архив. Если используется именно типографская книга, то важным становится качество исполнения. Важно наличие твёрдой и износостойкой бумаги, листов с качественной прошивкой и проклейкой. Важно высокое качество соединения для наклейки, где указано название самого документа.

Исправление ошибок ведётся в соответствии с нормами делопроизводства, утверждёнными на том или ином предприятии. Чтобы внести правку, неверную запись аккуратно зачёркивают одной линией. Рядом вписывают данные, которые соответствуют действительности.

Для фиксации факта наличия исправления используются строки для правок, если их наличие предусмотрено.

Источник: https://PravoZa.ru/trudovoe-pravo/kadrovyj-uchet/zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть