Помощник руководителя: обязанности и требования

Содержание
  1. Личный помощник руководителя: обязанности и требования :
  2. Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента
  3. Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию
  4. Требования к личным чертам ассистента
  5. Общие обязанности помощника руководителя
  6. Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации
  7. Режим работы личного ассистента
  8. Должностная инструкция помощника руководителя
  9. Что указать в резюме помощника руководителя
  10. Обязанности помощника руководителя подразделения
  11. Перспектива карьерного роста личного ассистента
  12. Помощник руководителя: обязанности и требования :
  13. Специфика должности
  14. Требования к помощнику руководителя
  15. Основные обязанности
  16. Режим работы
  17. должностной инструкции
  18. Должностная инструкция помощника: общие положения
  19. Должностные обязанности помощника
  20. Права помощника
  21. Ответственность помощника
  22. Резюме
  23. Помощник руководителя
  24. Актуальность и перспективы развития данной должности
  25. Преимущества и недостатки работы помощником
  26. Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность
  27. Должностные обязанности
  28. Права и ответственность
  29. Особенности оформления резюме
  30. Особенности работы в различных сферах деятельности
  31. В общественной приемной у депутата
  32. Отдел кадров
  33. Отдел продаж
  34. Художественный руководитель
  35. Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав
  36. Нормативно – правовая база для составления должностной инструкции
  37. Общие положения
  38. Обязанности помощника руководителя

Личный помощник руководителя: обязанности и требования :

Помощник руководителя: обязанности и требования

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников.

Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч.

Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

  • Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
  • обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
  • работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
  • обеспечение психологического комфорта начальства;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати;
  • грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

  • стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
  • многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
  • позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
  • высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

  • ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
  • координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
  • ведение переписки от имени организации;
  • прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
  • обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

  • перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
  • организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
  • сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
  • услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

  1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
  2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
  3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
  4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
  5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
  6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
  7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

  • необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
  • контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
  • вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-lichnyj-pomoshhnik-rukovoditelya-obyazannosti-i-trebovaniya.html

Помощник руководителя: обязанности и требования :

Помощник руководителя: обязанности и требования :

Помощник руководителя — должность, которая присутствует в структуре кадров практически любого российского крупного или среднего предприятия. Часто специалисты, занимающие соответствующую позицию, рассматриваются как секретари, обладающие весьма ограниченным спектром функций и обязанностей.

Но это совершенно некорректный подход к пониманию специфики рассматриваемой должности. Помощник руководителя может быть наделен самым широким спектром полномочий. Требования к его квалификации и компетенции могут быть очень высокими.

Какова специфика должности, о которой идет речь? Каковы типичные права и обязанности помощника руководителя в российской компании?

Специфика должности

Что это за должность – «помощник руководителя»? Обязанности такого сотрудника — каковы они? В большинстве случаев под должностью «помощник руководителя» понимается секретарь. В редких вариантах данным словосочетанием обозначается позиция заместителя директора — но это характерно, как правило, для небольших компаний.

В более или менее крупных бизнесах обязанности личного помощника руководителя сводятся главным образом именно к секретарским функциям. Каким именно? Прежде всего это делопроизводство, работа с корреспонденцией, решение задач, связанных с организацией различных встреч и иных мероприятий, в которых принимает непосредственное участие руководитель фирмы.

Обязанности секретаря (помощника) руководителя также практически всегда включают прием телефонных звонков в офисе.

В некоторых случаях соответствующая должность дифференцируется на несколько разновидностей. Так, секретари, выполняющие преимущественно техническую работу — прием телефонных звонков, обработку корреспонденции и т. д., именуются референтами.

В свою очередь, те специалисты, которые отвечают за организацию мероприятий и делопроизводство, называются офис-менеджерами. Есть точка зрения, что для такой должности, как помощник руководителя, обязанности и полномочия предполагаются более широкие в сравнении с типично секретарскими.

В частности, таковые могут выражаться в необходимости личного присутствия на мероприятиях, в которых принимает участие руководитель — корпоративах, деловых переговорах, праздниках.

Помощник в этом случае может отвечать за презентации, которые подготовил руководитель, или же за имиджевую составляющую участия в мероприятии своего начальника. Можно отметить, что в трудовых книжках должность помощника руководителя чаще всего обозначается именно как «секретарь».

Требования к помощнику руководителя

Рассмотрим такой аспект, как типичные требования к кандидатам на должность «помощник руководителя». Обязанности, которые предполагается выполнять сотруднику на соответствующей позиции, требуют наличия определенных навыков и квалификаций.

Конкретный их перечень во многом определяется должностной спецификой деятельности секретаря.

Так, если деятельность помощника руководителя будет преимущественно соответствовать позиции референта, то требования в этом случае будут не столь жесткими: среднее образование, минимальный опыт работы, базовые навыки по работе с ПК и офисной техникой.

В свою очередь, если в компетенции помощника руководителей будут входить некоторые менеджерские функции, то перечень требований в этом случае будет больше, а должностные обязанности предполагать более высокий уровень квалификации кандидата на должность секретаря.

https://www.youtube.com/watch?v=yP1Yv5VVYaQ

Типичный набор навыков, которыми должен в большинстве случаев обладать помощник руководителя, таков: знание распространенных иностранных языков, владение популярными компьютерными программами для работы с документами, изображениями, презентациями. Важный аспект требований к квалификации помощника руководителей — личные качества.

К таковым принято относить вежливость, внимательность, доброжелательность, ответственность, готовность к решению новых задач. Предпочтительный возрастной интервал кандидата на должность помощника руководителя во многих организациях — 18-35 лет.

Но, безусловно, есть предприятия, которые особенно ценят опыт сотрудника, и потому охотно берут людей гораздо старше.

Многие фирмы, вместе с тем, предпочитают набирать на работу, предполагающую выполнение функций, которые характерны для помощника руководителя, специалистов без большого опыта. Это может быть обусловлено спецификой сегмента бизнеса, в котором ведет деятельность компания.

В некоторых случаях лучше обучить сотрудника работе в фирме, которая, условно говоря, открыла первое в России производство микропроцессоров для смартфонов и планшетов, с нуля, с погружением во все необходимые нюансы столь высокотехнологичного сегмента бизнеса, чем пытаться объяснить опытному человеку, что старые методы решения задач в каких-то случаях не работают.

Основные обязанности

Рассмотрим более подробно характеризующие такую должность, как помощник руководителя, обязанности. Выше мы отметили, что таковые во многом сводятся к секретарским функциям. Но это не всегда так.

Часто бывает, что помощник руководителя компании, особенно если речь идет о крупной организации, вовлечен в принятие ключевых управленческих решений.

Он может сопровождать переговоры, в которых участвует начальник — и не только в техническом аспекте, но также и подключаться к соответствующим диалогам, высказывать мнения, советы.

В ряде случаев руководитель может делегировать своему помощнику некоторые свои функции — например, в части информирования коллектива предприятия о каких-либо значимых управленческих решениях.

Безусловно, сотрудник на рассматриваемой должности часто выполняет работу, связанную с обеспечением комфорта деятельности своего начальника — в части слежения за тем, чтобы в его кабинете был оптимальный микроклимат, всегда наличествовал, условно говоря, свежий чай, чтобы основная техника, которой пользуется руководитель, стабильно функционировала.

Режим работы

Итак, мы теперь знаем, каковы характеризующие такую должность, как помощник руководителя, должностные обязанности. Следующая наша задача — изучить специфику режима работы сотрудника на соответствующей позиции.

Безусловно, в общем случае помощник выполняет свои обязанности по графику, установленному ТК, то есть в рамках 8-часового рабочего дня, 5 дней в неделю. Но на практике возможны существенные отклонения от соответствующего режима.

Подобные сценарии могут быть характерны для такой должности, как помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Дело в том, что специалист, работающий на данной позиции, может быть вовлечен не только в дела своей компании, но также в решение задач, не связанных прямо с внутрикорпоративными активностями. Так, помощник, обладающий соответствующими полномочиями, может направляться в командировки, на семинары, конференции.

Сотрудник также может осуществлять некие посреднические обязанности между своим руководителем и менеджерами, работающими в других организациях — например, в части документооборота или реализации совместных проектов. График работы при решении подобных задач, конечно же, может быть далеким от того, что предусмотрен ТК.

Фактически он становится ненормированным, часто — более удлиненным в сравнении со стандартными 8 часами.

должностной инструкции

Рассмотрим то, каким образом может выглядеть должностная инструкция помощника руководителя. Структура соответствующего документа, как правило, начинается с общих положений. В них может быть указано, что помощник руководителя относится к категории специалистов.

Таким образом, уже на уровне локального источника права компания может зафиксировать тот факт, что человек на рассматриваемой должности — не менеджер (не замдиректора).

С высокой вероятностью — секретарь или, например, личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Должностная инструкция помощника: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции также могут присутствовать формулировки, отражающие квалификационные требования к специалисту. Например, о том, что помощник руководителя должен иметь профессиональное образование и некий стаж работы. Иногда в этой же части должностной инструкции фиксируется сфера бизнеса, в которой человеку желательно иметь опыт ведения деятельности.

В «Общих положениях» фиксируются ключевые компетенции сотрудника.

Они могут выражаться в требованиях к знанию структуры менеджмента предприятия, внутренней и внешней политики компании-работодателя, принципов коммуникаций фирмы с органами власти и иными организациями, стандартов, характеризующих делопроизводство, правил деловой коммуникации, а также норм внутреннего трудового распорядка в компании.

Должностные обязанности помощника

Следующий ключевой раздел инструкции – «Должностные обязанности». Какова его специфика? В данном разделе фиксируются главным образом функциональные обязанности помощника руководителя.

Таковыми могут быть: планирование рабочего дня начальника (в аспекте встреч, звонков, собеседований), организация технического обеспечения работы руководителя (в части заказа транспорта, организации деловых встреч), участие в командировках, деловых переговорах, ведение протоколов и иных документов, обеспечение взаимодействия руководителей предприятия с другими структурами фирмы, ведение коммуникаций с государственными органами.

Права помощника

Должностная инструкция всегда включает права, которыми обладает помощник руководителя. Обязанности, предусмотренные спецификой должности, всегда дополняются соответствующими преференциями. Итак, какими правами обладает сотрудник на рассматриваемой должности? Интересно, что с ними вполне коррелируют обязанности помощника руководителя предприятия.

Так, например, право подписи и визирования тех или иных документов возникает в связи с необходимостью периодической работы с таковым источниками. Пример иного права сотрудника на соответствующей должности — запрашивать от непосредственного руководства, а также от других специалистов фирмы, необходимую информацию для включения в документы.

Правом требовать от начальника обеспечения комфортных условий в работе также обладает помощник руководителя. Должностные обязанности человека на соответствующей позиции могут быть связаны с периодической отправкой и получением документов — и эти процедуры должны осуществляться при задействовании различных технических средств.

Секретарь вправе ожидать обеспечения полного доступа к таковым.

Ответственность помощника

Итак, мы изучили то, что входит в обязанности помощника руководителя, а также то, каким может быть спектр его прав. Но в большинстве должностных инструкций для специалистов рассматриваемого профиля присутствует еще один раздел – «Ответственность».

Какие формулировки могут присутствовать в нем? Помощник руководителя чаще всего несет ответственность за: ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренных инструкцией, о которой идет речь, но в пределах, которые зафиксированы в ТК РФ; правонарушения, что совершены им в ходе деятельности — опять же, в пределах российского законодательства; за причинение вреда компании — в пределах, зафиксированных в Трудовом, Гражданском кодексах РФ и иных источниках права.

Резюме

Итак, мы изучили специфику такой должности, как помощник руководителя, обязанности и требования, характеризующие данную позицию в структуре кадров предприятия.

Специалист, выполняющий соответствующую работу, чаще всего выполняет секретарские функции, но может иметь значительно более широкие полномочия.

В редких случаях понятие «помощника руководителя» соответствует должности заместителя директора, но это характерно главным образом для небольших предприятий.

В «классической» трактовке словосочетания «помощник руководителя» работа человека на соответствующей позиции может быть приближена к функциям референта, делопроизводителя или, например, офис-менеджера. В трудовой книжке помощника руководителя, скорее всего, будет запись «секретарь» или «референт», хотя многое, безусловно, зависит от корпоративных стандартов, принятых в конкретной организации.

Потребность в том, чтобы приглашать на работу специалистов рассматриваемого профиля, характеризует деятельность руководителей большинства российских предприятий.

Эффективная работа топ-менеджера зависит от того, насколько качественно будет решать свои задачи его помощник — казалось бы, второстепенные с точки зрения практического управления предприятием, однако на деле исключительно значимые для организации.

Работа секретаря — важнейшая в структуре коммуникаций коллектива, который возглавляет руководитель фирмы.

Отметим, что во многих фирмах практикуется назначение сразу нескольких помощников директора. При этом статус и полномочия каждого могут различаться.

Один специалист может отвечать как раз-таки за секретарские функции, другой — являться офис-менеджером, третий — сопровождать руководителя на мероприятиях.

При этом менеджеры по кадрам могут практиковать взаимозаменяемость сотрудников в рамках соответствующих направлений активности.

Источник: https://www.syl.ru/article/199631/undefined

Помощник руководителя

Помощник руководителя

Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.

Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Актуальность и перспективы развития данной должности

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя.

В связи с расширяющимися связями между предприятиями, активном использовании новых технологий в повседневной жизни и работе, необходимостью постоянно находится на связи с партнерами по бизнесу многие предприниматели вынуждены обзаводиться помощниками.

Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.

Преимущества и недостатки работы помощником

Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся:

  • близость к начальству;
  • постоянный доступ к актуальной информации;
  • возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
  • возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
  • работа в комфортной обстановке.

Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:

  • частые командировки;
  • ненормированный рабочий график;
  • нахождение в стрессовой ситуации;
  • эмоциональные срывы начальства;
  • необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.

Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность

Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.

Для помощника руководителя крайне важно обладать такими качествами, как:

  • коммуникабельность;
  • уверенность в себе;
  • способность быстро реагировать на изменившиеся обстоятельства;
  • правильно поставленная речь;
  • определенная жесткость;
  • твердая жизненная позиция.

В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.

Должностные обязанности

Помощник руководителя обязан:

  • правильно спланировать рабочий день руководителя;
  • приобретать билеты на самолет, поезд, заказывать такси;
  • организовывать встречи и переговоры;
  • следить за наличием у начальника необходимого ему пакета документов;
  • обеспечивать максимальный комфорт прибывшим на встречу лицам;
  • выезжать в командировки по заданию фирмы;
  • соблюдать конфиденциальность, отвечать за сохранность полученных сведений;
  • выступать в качестве сопроводительного эскорта на встречах и деловых переговорах;
  • поддерживать контакты с деловыми партнерами, предприятиями и государственными органами;
  • поддерживать контакты с работниками компаниями, являясь связующим звеном между ними и руководством;
  • заниматься подготовкой необходимых документов, материалов, аналитических справок и обзоров;
  • заниматься рассылкой и прочтением писем, отвечать на звонки;
  • заполнять рабочие бумаги, вести учет, полученным документам;
  • вести запись на прием к руководителю;
  • поддерживать связи с местными органами власти, получать документы и материалы по поручению начальства;
  • выполнять небольшие поручения, связанные с организацией работы персонала;
  • выполнять иные поручения, не выходящие за рамки служебных обязанностей.

Должность помощника – разноплановая, рассчитывать на то, что можно будет сидеть в офисе и изредка распечатывать необходимые бумаги, не приходится.

Права и ответственность

Помощник руководителя имеет право на подписание документов от имени руководителя, если подобное относится к его полномочиям.

Кроме того, лицо, выполняющее обязанности помощника, вправе изучать документы, относящиеся к его служебным обязанностям, а также получать информацию, для их качественного выполнения.

При необходимости он имеет право направлять в соответствующие органы и структуры запросы, связанные с получением рабочих документов.

Одним и важнейших прав помощника является возможность требования от руководства создания ему подходящих рабочих условий:

  • предоставления рабочего места;
  • оборудования рабочего места компьютером, факсом, принтером и сканером;
  • предоставления пишущих и иных материалов, необходимых для работы.

Помощник руководителя ответственен за халатное, либо недостаточно качественное исполнение им рабочих обязанностей. В случае обнаружения правонарушений, помощник несет административную, уголовную и гражданскую ответственность. При нанесении материальных убытков, помощник обязан нести ответственность, соответствующую нормам трудового и гражданского законодательства РФ.

Особенности оформления резюме

Претендуя на должность помощника руководителя необходимо указать в направляемом на имя директора организации резюме:

  • опыт и стаж работы;
  • наименование предыдущих мест работы в данной должности;
  • степень владения компьютером и необходимыми программами;
  • уровень владения иностранными языками;
  • опыт работы с документами;
  • наличие высшего образования;
  • наличие полезных знакомств среди руководителей других организаций.

При составлении резюме необходимо ненавязчиво указать на наличие коммуникабельных качеств, отсутствие эмоций по поводу повышенного тона и готовность к ненормированному рабочему дню.

Особенности работы в различных сферах деятельности

В общественной приемной у депутата

Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.

У помощника депутата должны быть собственная база избирателей, а также список проблем округа, нуждающихся в решении. Помощник должен познакомиться, как можно с большим количеством полезных людей, быть готовым отвечать на вопросы прессы и общественности, вести и организовывать переговоры.

Помощник депутата должен быть юридически подкован, иметь гуманитарное образование и способности к психологии. Следует заблаговременно подготовиться к ненормированному рабочему графику и отсутствию выходных.

Отдел кадров

Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.

Отдел продаж

Помощник руководителя отдела продаж обязан владеть азами торгового ремесла, уметь находить покупателей и поставщиков, общаться с клиентами и другими предпринимателями, задействованными в сфере торговли.

Основным качеством является коммуникабельность и стрессоустойчивость.

Художественный руководитель

Помощник художественного руководителя должен обладать художественным вкусом, навыками общения с деятелями искусства и культуры, умением обращаться с документацией и организовывать презентации, выставки, различного рода пресс-релизы.

Должность подходит только людям с художественными наклонностями и гуманитарным складом ума.

О преимуществах и недостатках работы личным помощником руководителя рассказано в следующем видеоматериале:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=10165

Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.

bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность.

Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Основное назначение:

  • помощь руководителю в его повседневной деятельности;
  • максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
  • в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
  • отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
  • позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
  • позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
  • позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Нормативно – правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

  • действующее законодательство РФ;

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

  • внутренние документы:
  • устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Основные составные части инструкции:

  • общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
  • требования и его умения;
  • служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
  • полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
  • ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
  • связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

  • помощник – специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
  • назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
  • в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
  • на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
  • помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю – минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

  • фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
  • личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

  • выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
  • знать правила корпоративного этикета и делового общения;
  • знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
  • грамотно вести деловые переговоры;
  • уметь оформлять важные документы;
  • информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
  • работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
  • желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
  • уметь составлять типовые соглашения.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

  • выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства; 
  • планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
  • сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
  • вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
  • обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
  • подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
  • вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
  • координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
  • доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
  • вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
  • готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
  • обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
  • осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
  • получать необходимые сведения – собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
  • готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
  • организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
  • получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
  • общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Основные полномочия и права помощника:

  • регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
  • получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
  • изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
  • знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
  • – составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
  • запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
  • знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
  • участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
  • подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
  • направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
  • организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Помощник руководителя несет ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
  • нарушение сроков выполнения требуемой работы;
  • нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
  • действия не в пределах своей компетенции;
  • не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
  • нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
  • предоставление недостоверной информации сотрудникам;
  • недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
  • разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

  • не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
  • правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
  • причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Должность – помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания – главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации.

Главное – инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами.

С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь.

Помощник – «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам – руководителям.

Источник: http://www.finanbi.ru/doljnostnaya-instrukciya-pomoshnika-rukovoditelya-obyazannosti-funkcii-i-trebovaniya-310

UBPln.ru
Добавить комментарий